会計ソフトを使わずExcelで経理を行うメリット・デメリット

Excelで会計業務をするメリット・デメリット

まずはExcelで会計業務を行うメリット・デメリットについて確認しましょう。メリット・デメリットはそれぞれ以下の通りです。

メリット

Excelで会計業務を行うメリット

・低コストかつ初期設定不要で利用できる ・業務内容や従業員のスキルに合わせて柔軟にカスタマイズできる ・特別な知識がなくても操作しやすい ・オフラインで利用できる

まず、Excelを使うメリットとして、「コスト面の低さ」が挙げられます。多くのパソコンには最初からOfficeソフトが搭載されているため、会計ソフトのような初期費用や月額料金は不要です。また、個人情報登録や銀行口座との連携なども必要ありません。自由にカスタマイズできる点も、Excelの魅力です。

また、Excelは多くの人にとって馴染み深いツールであるため、特別な知識を持たなくても利用できます。もちろん、マクロや関数などを組む場合は、ある程度の専門知識が必要です。しかし最初にシステムを構築すれば、あとから利用する人も、数字を打ち込むだけで処理を進められます。従業員間でExcel操作に関する能力差があっても、統一されたフォーマットを使用して各自が使い方を把握していれば、業務の質も一定に保てるでしょう。

そして「オフラインで利用できる」点もExcelの魅力です。会計ソフトは原則、オンラインでの利用が求められます。インターネット回線の状況によっては、読み込みに時間がかかり操作性が劣る場合があります。オフラインで使えるExcelならば、そういった場合も業務に支障をきたすことなく利用できます。

デメリット

Excelで会計業務を行うデメリット

・「高度なExcelスキル」「簿記の知識」の両方が必要となる ・会計業務が属人化しやすい ・ヒューマンエラーが発生しやすい ・データのバックアップが必須となる ・法改正時はその都度対応しなければならない

先ほど「Excelは操作しやすい」というメリットを紹介しましたが、あくまでも「普段使いする」という視点でのメリットに過ぎません。実際にExcelで会計業務を行うには、関数やマクロなどの高度なスキルを活用して、勘定項目を設定したり正確な計算式を記入したりする必要があります。そのためには、簿記の知識が求められます。万が一、項目や計算式が間違っていれば、エラー箇所の特定やそれに伴う修正作業には時間がかかります。

上記と関連して、Excelでの会計業務は属人化しやすい点も課題です。Excelのシステムや会計に関する知見を持っている人が担当者1人だと、代わりに対応できる人がおらず、該当社員の休暇や退職時に会計業務が滞ってしまうことが考えられます。会計業務を属人化させないためには、知識を持つ担当者を複数名つけたり、マニュアル化したり、対策が必要です。

また、Excelのシステムは手作業で組むため、人的ミスが起こりやすいと言えます。例えば「最初に設定した計算式が違う」「必要な勘定項目が漏れている」「従業員の操作ミスで計算式を書き換えてしまった」などのミスが発生するかもしれません。

データのバックアップが常に求められる点も、デメリットです。クラウド型の会計ソフトであれば、クラウド上に自動でデータがバックアップされます。Excelで対応する場合は、パソコンの故障やデータ消失のリスクに備え、自社でデータを保管する必要があります。

最後に、「法改正時には都度、自分で対応が必要」という点も大きなデメリットでしょう。会計ソフトの場合は、電子帳簿保存法の改正やインボイス対応などの税制変更や法改正が実施されても、運営会社側が対応します。Excelを使っている場合は、手動でフォーマットや計算式を変更しなければなりません。自分の対応が遅ければ、会社全体の会計業務に大きな影響を及ぼします。会社の業務に支障をきたさないためにも、Excelを使う場合は常に法改正情報を的確に把握し、Excel操作に適切に反映することが求められます。

Excelから会計ソフトへの移行をおすすめする理由

小規模事業主の中には、Excelに詳しい経理担当者がいれば、Excelのみで経理業務をまかなえる場合もあるかと思います。

ただし、先ほど触れたように、Excelによる会計業務は「属人化しやすい」「法改正などにはその都度、自力で対応しなければいけない」といったデメリットがあります。とくに近年では、電子帳簿保存法の改正やインボイス適用範囲の拡大など税制改正の機会も多く、Excelで会計業務を行うことに限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。

上記のような悩みを抱えているのであれば、Excelから会計ソフトへの移行を検討することがおすすめです。会計ソフトを導入するとなると、初期費用や月額料金といったコストが発生するので躊躇う場合もあるかもしれません。また、慣れ親しんだツールの変更に反対する声もあるかもしれません。

しかし、会計ソフトは、具体的に以下のような理由でおすすめできます。詳しく見ていきましょう。

会計ソフトへの移行をおすすめする理由

・特別な知識を持たなくても使えるよう設計されている ・人的ミスを減らして業務効率化につなげられる ・法改正に対応したアップデートが自動で行われる ・充実したサポートが受けられる ・データをバックアップしてくれる

会計ソフトは、特別な会計知識を持たない初心者でも使いやすいものになっています。借方・貸方の場所や各種勘定項目が最初から設定されているため、自社の会計業務に合わせて項目を選択し、数字を記入すれば利用できます。「エラーがあれば表示してくれる」「初期設定を丁寧にガイドしてくれる」という会計ソフトも多いため、誰でも簡単に会計業務を行えるでしょう。業務の属人化も防げるため、担当者が退職しても後任がスムーズに業務を担えます。

Excelのように、計算式の間違いなどの人的ミスは発生しません。原因となる計算式の特定や、修正する手間を省けるため、業務を効率化することができます。会計ソフトは、データの入力や帳簿作成だけでなく、税務申告も行えるため、経理部門のリソースを大幅に効率化できるでしょう。

また、法改正に合わせ自動でアップデートしてくれる点も魅力です。会計ソフトを利用していれば、法律や税制変更時にはシステムが自動でアップデートされます。迅速に、そして正確に反映されるため安心です。

さらに会計ソフトを導入すれば、充実したサポートサービスが受けられます。チャットや電話などでの質問、トラブル発生時には提携する専門家から適切なアドバイスを聞くことができます。初めて会計業務に取り組む担当者でも安心して利用できます。

また、バックアップがある点も会計ソフトの魅力です。クラウド型の会計ソフトであれば、入力データの内容は常にクラウド上に保管されています。「パソコンが壊れた」「特定のサーバーが使えなくなった」という事態になっても、クラウド上からデータを取り出せば、問題なく業務を継続することができます。

より具体的に「会計ソフトを導入する際の視点を知りたい」という場合は、以下の記事も参考にしてみてください。

関連記事：経理ソフトを比較したい方必見！選定のポイント、おすすめソフト10選を紹介

会計ソフトとExcelの使い分け

会計ソフトならではの魅力が数多くありますが、実際には、完全に会計ソフトのみに切り替えるのではなく「会計ソフトとExcelを併用」する企業も多いです。

会計ソフトとExcelを併用する企業が多い理由として、「Excelとの併用によって細やかな経営動向や日々の変化を捉えられる」という点が挙げられます。会計ソフトには多彩な機能が搭載されているため、企業それぞれに最適化できます。自社の業務に合わせて設定すれば、業務効率化の向上が期待できます。

Excelの柔軟性とカスタマイズ性も企業にとっては無視できない魅力です。とくに、Excelに蓄積された過去の売上データ、毎月の売上、各社員の見込み客情報などは、経営判断を行う上でも重要な情報です。このような情報を即座に分析するツールとして、Excelは使い勝手がいいといえます。

Excelから会計ソフトへ完全に切り替えるのではなく、過去のデータをどのように活かせそうかを確認し、必要に応じてExcelと会計ソフトを併用することがおすすめです。

おすすめの会計ソフト

Excelから会計ソフトへ切り替える場合、Excelで管理していたデータをインポートできるかどうかは重要です。Excelのデータを会計ソフトに取り込めなければ、過去データが照合できず、会計業務に大きな影響を与えるでしょう。

ここからは具体的に「Excelインポート機能付き」のおすすめの会計ソフトを紹介します。Excelインポート機能とは、会計ソフトやその他の関連ソフトウェアに対して、Excelで保管していたデータを直接取り込む機能のことです。インポート機能があれば、Excelで一元管理していたデータを会計ソフトへスムーズに移行し、新たに使用するソフトウェア上で引き続き分析や処理できるようになります。

今回紹介するExcelインポート機能付きの会計ソフトは、以下の4つです。

1. マネーフォワードクラウド会計
2. 弥生会計オンライン
3. クラウド会計ソフトfreee
4. Manageboard

1．マネーフォワードクラウド会計

「マネーフォワードクラウド会計」は、中小〜上場企業まで幅広く利用されている会計ソフトです。クラウド会計ソフトとして満足度No.1に輝いており、サービス継続率も99％を誇ります。

【マネーフォワードクラウド会計】

Excelにインポートする方法は「エクセルに手入力した取引明細をインポートする」という公式ページで解説されています。以下のように図解付きでわかりやすく解説されているため、初めて会計ソフトを導入する企業も安心です。

画像引用：マネーフォワードクラウド会計公式サイト

料金は以下の通りです（税抜表示）。

プラン名	月額料金	主な機能
スモールビジネス	3,980円（年額プランの場合は2,980円）	・決算書の作成 ・部門登録（2部門まで）
ビジネス	5,980円（年額プランの場合は4,980円）	・決算書の作成 ・部門登録（無制限） ・消費税申告
マネーフォワードクラウド会計Plus	要見積もり	・ログ機能 ・仕訳承認機能 ・月次締め機能

なお、2023年10月31日までのキャンペーンとして、法人限定で「最大50,000円分のAmazonギフト券」をプレゼントしています。最初の1ヶ月は無料で利用できるため、これを機に導入を検討してみましょう。

マネーフォワードクラウド会計の詳しい機能や評判については以下の記事をご覧ください。

関連記事：マネーフォワードクラウド会計の実際の評判は？特徴も簡単に説明！

2．弥生会計オンライン

「弥生会計オンライン」は、登録ユーザー数280万を誇る人気のクラウド会計ソフトです。主に「起業から間もない個人事業主」「小規模法人向け」の製品であり、決算書作成・仕訳の自動化・帳票作成など、会計業務に必要な機能を網羅できます。

【弥生会計オンライン】

税理士や会計事務所との連携機能もあるため、会計業務でわからない部分をすぐ解消できるでしょう。

Excelのインポートについては「インポートデータの記述形式」で解説されています。Excelの「どの列がどんな情報に対応しているか」を図解でわかりやすく記載しているため、参考にしましょう。

料金は以下の通りです（税抜表示）。

プラン名	年額料金	主な機能
セルフプラン	26,000円	・取引入力 ・決算書類の作成 ・領収書やレシートの自動仕訳 ・取引や残高/損益/貸借レポート ・銀行口座やクレジットカード、POSレジとの連携
ベーシックプラン	35,200円

弥生会計オンラインの詳しい機能や評判については以下の記事をご覧ください。

関連記事：弥生会計の評判は？特徴や導入に向いている人も紹介

3．freee会計

「freee会計」は、個人事業主から中規模法人まで幅広く対応している会計ソフトです。会計ソフトだけでなく、販売管理・人事労務・工数管理など、企業の幅広い業務に対応できる製品を取り揃えています。

製品の種類が豊富なため、会計業務に限らず自社で効率化したい仕事にピンポイントで対応できるでしょう。

【freee会計】

Excelのインポートについては「Excel・販売管理ソフトからデータを取り込む（エクセルインポート）」で解説しています。Excelだけでなく別の会計ソフトからのインポートについてもまとめているため、自社の利用状況に合わせてチェックしましょう。

料金は以下の通りです（税抜表示）。ここでは「20名以下の中小企業向けプラン」を紹介しています。

プラン名	月額料金	主な機能
ミニマム	2,680円（年額プランの場合は1,980円）	・明細自動記帳 ・OCR機能 ・請求書や見積書の作成など
ベーシック	5,280円（年額プランの場合は3,980円）	・明細自動記帳 ・OCR機能 ・請求書や見積書の作成 ・経費精算 ・収益費用レポートの出力など
プロフェッショナル	47,760円（年額プランの場合は39,800円）	・明細自動記帳 ・OCR機能 ・請求書や見積書の作成 ・経費精算 ・収益費用レポートの出力 ・ワークフロー作成 ・予実管理など

なお2023年10月31日までの申し込みで、先着1,000法人にAmazonギフトカード10,000円分をプレゼントしています（23年9月現在）。

freee会計の詳しい機能や評判については以下の記事をご覧ください。

関連記事：freee会計の評判は？会計ソフトの比較に役立つ機能や料金を詳しく紹介！

4．Manageboard

「Manageboard」は、シンプルなデザインを特徴とした予算管理プラットフォームです。過去のデータをもとにマーケティング計画や人員計画などを策定できるため、単なる会計ソフトに留まらず迅速な経営判断に活用できます。

【Manageboard】

freeeやマネーフォワードなど別の会計ソフトのデータをワンクリックで連携できるため、Excelも含めて煩雑な転記作業を効率化できます。

インポート機能については「Manageboard2.0に会計ソフトデータの汎用インポート機能がリリースされました」というニュースリリース内で概要が告知されているため確認しましょう。

まとめ｜業務効率化のためにも会計ソフトを利用し、場合によってはExcelと併用しよう

Excelは、カスタマイズ性の高さやコストの低さなどが魅力のツールです。一方で手動で会計業務を設定するため、「計算式や関数のミス」「勘定項目の抜け」「法改正時の対応の漏れ」などの課題が挙げられます。その点、会計ソフトは専門知識がない初心者でも操作しやすく、法改正時には自動でシステムがアップデートされます。会計業務の効率化には欠かせません。

長年、Excelに蓄積した会計データを持っている場合は、Excelと会計ソフトの併用もおすすめです。正確性や効率性も踏まえて、自社にとって最適な方法を探ることが大切です。

なお、本サイトでご紹介している一部の会計ソフトは、アフィリエイト広告の出稿を受けています。